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理事会の議事録作成

標準管理規約(単棟型)では、理事会の議事録の作成については、53条2項で総会の議事録の作成の規定を準用しています。

参考までに。
(理事会の会議及び議事)

第53条:
1理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2 議事録については、第49条(第4項を除く。)の規定を準用する。ただし、第49条第2項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。
(議事録の作成、保管等)

第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録を閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
 (なお、電磁的方法が利用可能な場合も記載されていますが、ここでは省略しています。)

特定の管理事項は理事会の決議限りで行えることを規約上明記してある場合、その規定の定めが区分所有法の強行規定に反しない限り、当該事項に関する理事会の決議の効力は、区分所有者のみならずその特定承継人にも及ぶと解される場合もあり(区分所有法46条)、議事の経過の要領やその結果を記載した理事会の議事録を作成し、閲覧できるようにしておく必要があります。

議事録の書き方について紹介します。

議事録は文字だけではなく、写真、図面、工事の見積書、完成予想図などの参考資料も議事録に添付しましょう。

また、結論を書くだけではなく、発言はすべて記録するようにしましょう。

「どのように意見が交わされて、この結果になったか」という会議の過程が第三
者にわかるようにしなければいけません。
ですので、反対意見も記録しておきましょう。

決議事項の挙手は、「誰が賛成、誰が反対」ということも記録しておく必要があります。

工事の業者選定では、見積もりを頼んだすべての業者の資料を添付するようにしましょう。決定業者しか載せないと、疑惑の種になりかねません。

また、業者に頼んだ結果が失敗だった場合に、数年後に同様の工事をする場合、
そのとき選考に上がった業者を選びやすいなどメリットがあります。

会議の日時・場所・出席者氏名・遅刻や途中退席があった場合はそれも必ず記録しておきましょう。

欠席者に関してはその理由も記載しておきましょう。

一般組合員が参加した場合はその人の氏名も記録しておきましょう。

議事録はありのままを書くことが大切です。

フロントマンが作成すると、管理会社に都合のわるいことは削除される恐れがあります。

また、議事録は具体的に書くようにしましょう。

管理費滞納者名と金額、問題住民の行動と氏名など、実名がないと意味がありません。

ただし、一般組合員に配布する議事録作成は、「公式保管用」と「一般発表用」に分けて制作しましょう。

個人情報やプライバシーの問題がある場合は匿名にして配布しましょう。

お金に関わるものは必ず金額を明記してください。

現金で買った備品なども、名前と金額を記録しておくと、その後もずっと参考資料になります。

理事会は毎月開催して、管理会社から「先月分の月間管理報告書」を提出させてください。

その報告書を議事録の参考資料として、一緒に保管するようにしましょう。

住民アンケートを実施した場合も、アンケート結果の集計表を議事録に添付します。

管理人からの要望事項、報告も理事会で発表して、議事録に載せるようにしましょう。

一般組合員から寄せられた意見も、整理してまとめて記録しておき、その意見に対して組合がどう対処したかも記録しておきましょう。

また、理事会で決定したことを実際に行動することがほとんどです。

理事会の決定事項を実際に活動していることも議事録に載せて記録しておきましょう。

そうすると、「前回の理事会から今日までに行なわれたこと」を報告できます。

当然ですが、議事録は必ず保管をしてください。

たいていの場合紛失することが多いため、きちんと保管するようにしてください。

マンション管理は、経験のない一般の方には難しいものです。

管理がずさんな管理会社も多く、注意が必要です。

マンションの相談にのっている信頼できる相談窓口を紹介しておきます。

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